Best Practices

Antragstellung für dezentrale QVM

Bitte beachten Sie, dass nur noch Anträge bearbeitet werden, die den unten stehenden formalen Anforderungen entsprechen. Beachten Sie daher beim Ausfüllen des Antragformulars Folgendes:

  • Nutzen Sie stets das aktuelle undefinedAntragsformular.
  • Füllen Sie das Formular am Computer aus.
  • Bündeln Sie Ihre Maßnahmen in einem Formular: pro Antragsteller bzw. Kostenstelle können und sollten mehrere und unterschiedliche Maßnahmen in einem Formular untergebracht werden. Dadurch wird die Bearbeitung der Anträge beschleunigt.
  • Es gilt eine Bagatellgrenze von mind. € 2000 pro Antrag.
  • Im Formular können Sie Maßnahmen und Werte aus Drop-Down-Menüs auswählen; es sind jedoch auch Freitextangaben möglich.
  • Holen Sie die erforderlichen Unterschriften ein:
    • Antragsteller
    • WE-Leitung oder der QVM-Beauftragte/QVM-Kommission des Faches
    • Studierendenvertretung
  • Sollte das Feld „Kurze Beschreibung der Maßnahme“ nicht ausreichen, legen Sie bitte eine separate Seite bei.

Beachten Sie vor allem: Alle Spalten eines Postens sollten möglichst lückenlos ausgefüllt werden. Dies verhindert zeitintensive Rückfrageschleifen. So sollten z.B. bei Personalmitteln folgende Punkte ausgefüllt werden:

  • Bei wissenschaftlichen Mitarbeitern: Die Entgeltgruppe. Eine Bezügetabelle als Grundlage der korrekten Vergütungsbrechnung finden Sie z.B. undefinedhier.
  • Anzahl der beantragten Personen
  • Wochenstunden bzw. Prozent bei wissenschaftlichen Mitarbeitern
  • Stunden bzw. Arbeitszeit bei SHKs/WHBs/WHKs. Die Kostentabellen zur Berechnung der korrekten Vergütung finden Sie undefinedhier.
  • Dauer der Beschäftigung in Tagen/Wochen/Monaten mit Angabe der Zeiteinheit
  • Beginn und Ende der Verausgabung.
    • Diese sollten weiter gefasst sein als die Dauer der Beschäftigung: Hier werden nicht die geplanten Vertragslaufzeiten aufgeführt, sondern der grobe Zeitraum, in dem die Beschäftigung erfolgen soll. Dies kann das nachträgliche Stellen eines Änderungsantrags verhindern.
  • Die Kosten sollten pro Jahr angegeben werden

Bitte unterscheiden Sie zwischen „Geräten“ und „Verbrauchsmitteln“:

  • Für EDV-Maßnahmen müssen immer Angebote eingeholt werden.
  • Andere Geräte unter einem Einzelwert von € 500 oder Verbrauchsmittel unter € 500 erfordern keine Angebote, es sei denn, sie ergeben ein Gesamtvolumen von € 1000 und mehr. In diesem Fall sind für Geräte Angebote und für Verbrauchsmittel detaillierte Kostenaufstellungen oder Preislisten beizufügen.
  • Sollten für die Verbrauchsmittel keine Erfahrungswerte vorliegen, erwähnen Sie dies unter „Kurze Beschreibung der Maßnahme“ und legen dar, wie Ihre Schätzung zustande kam.
  • Vergessen Sie nicht, die eingeholten Angebote beizulegen. Für eine bessere Übersichtlichkeit und schnellere Bearbeitung fügen Sie bitte eine tabellarische Übersicht der Angebote an.

Die fertigen Anträge sollten vor dem Hochladen in ein PDF umgewandelt werden. Achten Sie bitte dabei darauf, dass das entstandene PDF

  • gut lesbar und
  • in der richtigen Leserichtung abgespeichert wird, so dass das PDF nach Aufrufen auf dem Bildschirm direkt gelesen werden kann. Dazu ist u.U. eine Drehung einzelner Seiten nötig.

Erst dann laden Sie das PDF im QVM-Portal hoch.

 

Zeitschiene

  • Es gibt mindestens 11 Deadlines im Jahr zur Beantragung von dezentralen QV-Maßnahmen (eine Deadline pro Monat, außer Dezember).
  • Die Deadline liegt um den 20. eines jeden Monats.
  • Nach der Deadline werden die Anträge von der QVM-Kommission begutachtet. Dies nimmt i.d. Regel 14 Tage in Anspruch. Die Zeitspanne verlängert sich, je mehr Rückfragen die Kommission stellen muss.
  • Nach Bewilligung durch die Kommission werden die Anträge an D5 weitergeleitet. Die Abrechnungsobjekte werden i.d. Regel und wenn keine größeren Rückfragen bestehen innerhalb einer Woche eingerichtet.
  • Anträge können nicht rückwirkend für bereits bezahlte oder angeschaffte Maßnahmen gestellt werden.

Diese Zeitspannen sollten bei der Antragstellung berücksichtigt werden.

Rechenbeispiel für Personalmaßnahmen (gerechnet ab Hochladen des Antrags)

Soll zu einem Zeitpunkt x eine wissenschaftliche Hilfskraft eingestellt werden, sollte mit folgenden Zeitspannen ab Hochladen im QVM-Portal gerechnet werden:

  • Zeit bis zur Deadline
  • mindestens 14 Tage zur Begutachtung durch die QVM-Kommission und Klärung der Rückfragen
  • mindestens 1 Woche zur Einrichtung des Abrechnungsobjekts
  • mindestens 8 Wochen zur Bearbeitung der Einstellungsanträge durch die Personalabteilung (D3)
  • Vertragsunterzeichnung
  • Zeitpunkt der Einstellung

 

Vergessen Sie nicht die Zeit, die der Antrag braucht, um von der WE-Leitung und der Studierendenvertretung bewilligt und unterzeichnet zu werden. Gerade bei Personalmaßnahmen empfiehlt es sich daher, mit MINDESTENS vier Monaten von der Antragstellung bis zur Einstellung zu kalkulieren. Bitte planen Sie vorausschauend.

Zu beachten bei der Verausgabung

  • Sollten nach Anschaffung der Maßnahmen Mittel überbleiben, dürfen sie im Sinne des Antrags weiterverwendet werden. So dürfen z.B. Reparaturen/Wartungen eines beschafften Gerätes davon finanziert werden.
  • Ggf. können Restmittel auch für andere, bereits bewilligte QVM-Anträge genutzt werden. Dabei ist zu beachten:
    • Restbeträge aus Personalmaßnahmen sollten für andere Personalmaßnahmen genutzt werden, Sachmittel-Restbeträge für andere Sachmittel und Investitions-Restmittel für andere Investitionen.
  • Sollte das beantragte und bewilligte Gerät ausverkauft/nicht mehr hergestellt werden, darf auch ein gleichwertiges Gerät (z.B. einer anderen Marke) angeschafft werden.
  • Für Änderungen dieser Art sind keine Änderungsanträge mehr nötig; allerdings müssen sie im Bericht am Ende des Jahres vermerkt werden.
  • Verlängerungen der Verausgabungszeiträume und andere Änderungen der Maßnahmen müssen nach wie vor über eine E-Mail an das Dekanat gemeldet werden.
  • Bei Finanzierung von wissenschaftlichen Mitarbeitern (EG13) über dezentrale QVM müssen die Einstellungsanträge über das Dekanat gestellt werden. Die Beschäftigung von SHKs/WHBs/WHKs ist davon nicht betroffen.

Berichterstattung

Die Antragsteller verfassen einmal im Jahr einen Bericht über abgelaufene Maßnahmen. Ein entsprechendes Formular wird vom Dekanat zur Verfügung gestellt.

 

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Verantwortlich für den Inhalt: E-Mail sendenDr. Katrin Henze